01Tres equipos, tres tamaños
Un comercio familiar
Dos o tres personas, una cuenta de contacto y otra para facturación. El plan Estándar, con 10 cuentas de 10 GB por Q500 al año, sobra y deja espacio para crecer.
Una empresa mediana con áreas
Ventas, administración, bodega, gerencia. Quince o veinte personas con direcciones propias, más alias por función. El plan Plus, con 20 cuentas de 20 GB por Q800 al año, cubre ese tamaño con holgura.
Una organización grande
Colegios, asociaciones, cooperativas o empresas con sedes. El Platinum ofrece 50 cuentas de 35 GB por Q1,000 al año, con espacio individual para cada cuenta.
02Un ejemplo con instituciones educativas y arqueológicas
Wikipedia explica que Santa Lucía Cotzumalguapa cuenta con sitios arqueológicos como Bilbao, El Castillo y El Baúl, vinculados a la cultura Cotzumalguapa del periodo Clásico tardío, y que alberga varias sedes universitarias. Instituciones así reparten correspondencia entre docentes, administración, visitas guiadas y atención al público. Con un correo empresarial, cada área tiene su dirección y el mensaje no depende de una sola persona.
03Alias y listas: dos herramientas que ahorran trabajo
Un alias es una dirección que reenvía a otra: ventas@ puede llegar a tres personas a la vez. Una lista agrupa direcciones para enviar un mismo aviso a todo un equipo. Se usan para que los clientes escriban a una dirección fácil de recordar, sin importar quién la atienda en ese momento. Cuando alguien cambia de puesto, solo se actualiza el destino del alias y los clientes ni se enteran.
04Cómo dar de alta a un empleado nuevo
- Decide la dirección, con nombre y apellido, y qué alias recibirá.
- Pídenos la creación de la cuenta por WhatsApp o correo.
- Configura su celular y su computadora con los datos que te enviamos.
- Activa la verificación en dos pasos desde el primer día.
05Cómo dar de baja a alguien sin perder información
- Cambia la contraseña de la cuenta el mismo día de la salida.
- Redirige los mensajes nuevos a su jefe o a un alias de área.
- Guarda una copia de lo importante antes de eliminar la cuenta.
- Retira su acceso de otros sistemas ligados a ese correo.
06Qué cuidar en equipos grandes
07Reglas simples que evitan problemas
Cuando varias personas comparten un dominio, conviene dejar por escrito unas pocas reglas, no un manual extenso. Una: cada persona usa solo su cuenta y nunca presta su contraseña. Dos: los clientes escriben a las direcciones por función, no a las personales, para que nada dependa de que alguien esté de vacaciones. Tres: los archivos grandes se comparten con un enlace y no como adjuntos repetidos. Cuatro: la verificación en dos pasos es obligatoria.
Fija además una persona responsable de pedirnos altas, bajas y cambios. Si cualquiera puede solicitar cuentas, las listas se desordenan y nadie sabe quién tiene acceso a qué. Una sola persona de contacto, con respaldo de otra, mantiene todo claro. Y revisa el uso de espacio cada cierto tiempo: el espacio es individual por cuenta, así que quien recibe muchos adjuntos puede necesitar limpiar o cambiar de plan.
Si dudas entre dos planes, empieza por el menor que cubra tus necesidades y sube cuando haga falta; el cambio de plan se hace sin perder datos.
Y recuerda que el correo es un registro de decisiones: lo que se escribe por esa vía queda archivado. Por eso conviene que las órdenes, aprobaciones y acuerdos con proveedores pasen por las direcciones de la empresa y no por cuentas personales, para poder consultarlos después.