01El correo de un equipo es una responsabilidad compartida
Cuando una empresa tiene más de dos o tres personas, el correo deja de ser una herramienta individual y se vuelve infraestructura. Quien contesta ventas@ debe poder hacerlo aunque su compañero esté de vacaciones; el contador necesita recibir facturas sin mezclarlas con cadenas de mensajes; y al terminar una relación laboral, la empresa debe retirar el acceso ese mismo día sin perder los correos de los clientes. Un servicio de correo empresarial bien organizado resuelve esto con reglas simples desde el inicio.
Esta guía se centra en la gestión del equipo. Si todavía no sabes qué proveedor elegir, empieza por la comparación de correo corporativo.
02Escalas de cuentas según el tamaño del equipo
Los planes de Paginasweb.gt se miden en cuentas por plan, y cada cuenta tiene su propio espacio. Así se traduce a equipos reales:
| Tamaño del equipo | Cuentas típicas a crear | Plan que encaja | Precio al año |
|---|---|---|---|
| 2 a 4 personas | Una por persona, más info@ y facturacion@ | Estándar: 10 cuentas de 10 GB | Q500 |
| 5 a 15 personas | Una por persona, más 3 a 5 direcciones de función y reserva | Plus: 20 cuentas de 20 GB | Q800 |
| 16 a 40 personas | Personal por área, direcciones de función por departamento | Platinum: 50 cuentas de 35 GB | Q1,000 |
Recuerda que las cuentas de función (info@, ventas@, facturacion@) también cuentan dentro del total del plan, igual que una persona: súmalas antes de elegir. Puedes cambiar de plan sin perder datos cuando el equipo crezca, así que no hace falta comprar «para el futuro lejano»: empieza con el plan que cubre el próximo año.
03Casos de uso por tipo de equipo
Tienda o comercio con varias sucursales atendidas a distancia
Conviene una cuenta por encargado de sucursal más direcciones de función como pedidos@ y soporte@. Si los pedidos llegan por formulario web, la dirección que los recibe debe ser una cuenta propia y no el correo personal del dueño.
Despacho profesional (contabilidad, derecho, arquitectura)
Cada profesional necesita su dirección con su nombre y una dirección común para recepción de documentos. El espacio por cuenta importa: los planos, expedientes escaneados y hojas de cálculo pesan, y 20 o 35 GB por persona evitan limpiezas constantes.
Empresa de servicios con equipo en campo
Los técnicos y vendedores consultan el correo desde el celular. La configuración en Android y en iPhone está incluida, y la verificación en dos pasos protege las cuentas que se usan fuera de la oficina.
Organizaciones y gremios
Cuentas por cargo (presidencia@, tesoreria@) que se transfieren a la persona que asume el puesto, de modo que el historial permanece con el cargo y no con una persona.
04Alias, direcciones de función y listas: qué usar en cada caso
Hay tres maneras de organizar direcciones compartidas, y conviene saber en qué se diferencian:
- Cuenta de función propia: info@ o ventas@ con su buzón y contraseña. Es lo más claro: varias personas la abren, se conserva el historial y no depende de nadie en particular.
- Alias: una dirección adicional que entrega los mensajes en un buzón ya existente. Sirve para que compras@ y proveedores@ lleguen a la misma persona sin crear otro buzón. Si lo necesitas, consúltanos cómo se maneja en tu plan antes de contratar.
- Lista de distribución: una dirección que reenvía a varias cuentas, útil para avisos internos como equipo@.
Si dudas, usa cuentas de función propias: son lo más simple y, con 10, 20 o 50 cuentas por plan, alcanzan para la mayoría de los equipos. Un buen criterio es que ninguna dirección importante dependa de un solo empleado.
05Alta y baja de personal: lista de control
Para cuando entra alguien:
- Crear la cuenta con la regla de nombres de la empresa.
- Activar la verificación en dos pasos desde el primer día.
- Configurar el celular y la aplicación de correo de la persona.
- Agregar la firma estándar de la empresa.
Para cuando alguien sale:
- Cambiar la contraseña y cerrar las sesiones abiertas el mismo día.
- Reenviar o dar acceso a otra persona sobre el buzón antes de eliminarlo, para que los clientes no queden sin respuesta.
- Guardar una copia de los mensajes importantes.
- Liberar la cuenta o reutilizarla para el siguiente ingreso.
06Seguridad y orden para que el equipo no se tropiece
Los filtros anti-spam incluidos reducen mensajes no deseados, pero la seguridad de un equipo depende también de hábitos. Exige contraseñas largas y únicas, activa la verificación en dos pasos, desconfía de mensajes que piden pagos urgentes o cambios de cuenta bancaria, y documenta quién administra el dominio. Los registros SPF, DKIM y DMARC ayudan a que otros receptores reconozcan tu dominio como legítimo y dificultan que alguien suplante tu nombre; tienes la explicación detallada en correo con dominio propio.
07Cómo empezar con tu equipo
Escríbenos con el número de personas, las direcciones de función que imaginas y tu proveedor actual. Te recomendamos plan, creamos las cuentas, migramos desde tu proveedor si hace falta y configuramos el celular y Outlook de cada persona. Atendemos a distancia por WhatsApp, teléfono y correo en toda Guatemala, y respondemos lo antes posible en horario hábil.
08Atendemos todo el país
Elige tu departamento para ver cómo trabajamos a distancia con negocios de tu zona.