01Beneficios de un correo pensado para equipos
Cuando varias personas comparten responsabilidades, el correo deja de ser personal y pasa a ser una herramienta de trabajo. Tener direcciones propias con el dominio de la empresa permite que cada quien tenga su buzón, que se identifiquen las áreas y que la información no se pierda cuando alguien cambia de puesto.
02Cómo organizar las cuentas
03Cuánto espacio y cuántas cuentas
El Estándar ofrece 10 cuentas de 10 GB por Q500 al año. El Plus ofrece 20 cuentas de 20 GB por Q800. El Platinum ofrece 50 cuentas de 35 GB por Q1,000. El espacio es individual por cuenta, así que alguien que recibe muchos archivos adjuntos no llena el buzón de sus compañeros.
04Gestión del equipo
- Da de alta las cuentas de cada persona nueva con una contraseña propia.
- Activa la verificación en dos pasos en las cuentas más importantes.
- Cuando alguien se va, cambia su contraseña y reasigna el buzón.
- Revisa de vez en cuando qué cuentas siguen en uso.
05Equipos de la zona que se benefician
El departamento reúne empresas de producción y transformación agrícola, según Wikipedia: ingenios azucareros, beneficios de café, procesadoras de aceites esenciales en San Andrés Villa Seca y procesadoras de mariscos. Estos negocios suelen tener personal administrativo, de campo y de ventas con necesidades distintas de comunicación. También hay equipos de servicios turísticos en municipios como Champerico o San Martín Zapotitlán, con personal de recepción, reservas y atención al visitante que se coordina por correo.
El Asintal, donde según Wikipedia se encuentra el sitio arqueológico Takalik Abaj, y los demás municipios del departamento tienen negocios que crecen y necesitan ordenar sus comunicaciones a medida que suman personas.
06Seguridad para el equipo
Los filtros anti-spam y la verificación en dos pasos están incluidos en todos los planes. Conviene además capacitar al personal para identificar mensajes sospechosos y no compartir contraseñas. Con estas tres capas, el riesgo de caer en estafas por correo baja de forma notable, aunque nunca desaparece del todo.
07Crecer sin perder datos
Si el equipo crece, cambias de plan sin perder tus mensajes. Si vienes de otro proveedor, la migración desde otro proveedor está disponible. Y si dudas entre planes, compara los precios de correo corporativo y pregúntanos.
Reglas sencillas para un equipo que comparte correo
Define quién responde a cada cuenta de área, en cuánto tiempo y con qué firma. Anota las reglas en un documento breve y compártelo con el equipo. Las cuentas por función, como ventas o soporte, evitan que las consultas queden en el buzón de alguien que está de vacaciones. Revisa cada trimestre quién tiene acceso a qué, y retira permisos cuando ya no hagan falta.
Qué pasa cuando alguien deja la empresa
Se cambia su contraseña, se reenvían sus mensajes a quien lo reemplaza y se conserva el historial. Con una cuenta personal gratuita, esa información se habría ido con la persona. Con una cuenta empresarial, el negocio mantiene el control de lo que le pertenece, incluidas las conversaciones con clientes y proveedores.
Cuándo subir de plan
Sube de plan cuando falten cuentas o cuando alguien ocupe su espacio con frecuencia. El cambio no implica perder datos y se hace sin mayor trámite. Conviene revisar el uso una vez al año, en la fecha de renovación, para ajustar el plan a la realidad del equipo.
Con estas prácticas, el correo del equipo se convierte en una herramienta ordenada y no en una fuente de confusión. Cuéntanos cuántas personas usarán el servicio y te proponemos el plan que mejor se ajuste.