01El correo de un equipo no es el correo de una persona
Cuando un negocio crece, el correo deja de ser un asunto individual. Hay cuentas que deben seguir existiendo cuando alguien se va, mensajes que varias personas necesitan ver y accesos que conviene controlar. Por eso el correo empresarial se piensa como un conjunto: cuántas cuentas, quién las administra y qué se hace cuando cambia el equipo.
02Cuántas cuentas puede tener tu equipo
Planes de correo corporativo
| Compara y elige | EstándarQ500 /año10 cuentas · 10 GB | DestacadoPlusQ800 /año20 cuentas · 20 GB | PlatinumQ1,000 /año50 cuentas · 35 GB |
|---|---|---|---|
| Cuentas de correo | 10 | 20 | 50 |
| Espacio por cuenta | 10 GB | 20 GB | 35 GB |
| Dominio .com incluido | |||
| Soporte técnico | |||
| Configuración en celular y Outlook | |||
| Filtros anti-spam | |||
| Verificación en dos pasos | |||
| Webmail (acceso por navegador) | |||
| Migración desde otro proveedor | |||
| Cambio de plan sin perder datos | |||
| Cotizar Estándar | Cotizar Plus | Cotizar Platinum |
Pago anual. Compatible con Android, iPhone, Outlook, Thunderbird y Apple Mail.
Cada cuenta tiene su propio espacio, de modo que un empleado que recibe muchos adjuntos no consume el de otro. Todos los planes incluyen dominio .com, soporte, filtros anti-spam y verificación en dos pasos.
03Alta y baja de personas: una lista de control
Cuando entra alguien al equipo
- Crear su cuenta con un nombre consistente con el resto.
- Configurarla en su celular y en su computadora.
- Activar la verificación en dos pasos.
- Presentarlo a sus contactos con la nueva dirección.
Cuando alguien se va
- Cambiar la contraseña de inmediato.
- Reenviar o conservar los mensajes importantes.
- Avisar a los contactos clave a quién escribir en adelante.
- Reasignar o dar de baja la dirección según el caso.
04Cuentas por función: el hábito que más ordena
Además de las cuentas por persona, conviene tener algunas por función: ventas, soporte, administración. Así el cliente siempre escribe a un mismo lugar, aunque quien responde cambie con el tiempo. Es particularmente útil en negocios que atienden por turnos o que tienen personal en varios puntos.
05El caso de las organizaciones con personal repartido
San Marcos tiene 30 municipios y, según el censo de 2018, 1,032,277 habitantes, con una población indígena de 31.28 % según Wikipedia. Las organizaciones que trabajan en varios de esos municipios, como una cooperativa, una asociación o una empresa de servicios, a menudo tienen personal que no comparte oficina. Para esos equipos, un correo con el mismo dominio y la misma forma de trabajar da orden y presencia profesional, sin importar desde dónde cada quien responde.
06Crecer sin perder datos
Si tu equipo pasa de 8 a 15 personas, cambias de plan sin perder mensajes. También te ayudamos a migrar desde otro proveedor. Si te interesa ver el costo por cuenta, revisa los precios del correo corporativo.
Reglas de convivencia que evitan problemas
Un equipo con buenas costumbres de correo ahorra mucho tiempo. Define quién responde cada cuenta de función y en cuánto tiempo, qué mensajes se reenvían y a quién, y cómo se nombran las carpetas. Establece también una regla simple de seguridad: nadie comparte su contraseña, ni siquiera con un compañero de confianza; si dos personas necesitan acceder a un mismo buzón, se crea una cuenta por función.
Cuándo subir de plan
Una señal clara es que ya usas casi todas las cuentas del plan o que algunas personas se están quedando sin espacio. No esperes a quedarte sin lugar para el nuevo integrante: el cambio de plan se hace sin perder datos, y planificarlo con antelación evita presiones. En general, conviene dejar siempre unas cuentas libres para el crecimiento que viene.
Documenta lo básico
Guarda en un lugar seguro una lista sencilla con las direcciones activas, quién es responsable de cada una y la fecha en que se creó. Revisarla cada seis meses permite detectar cuentas sin uso, personas que ya no están y funciones que cambiaron de manos. Es un hábito pequeño que mantiene el correo del equipo ordenado y evita sorpresas cuando alguien pregunta quién atiende una dirección.
Si necesitas ayuda para armar esa lista o para decidir cuántas cuentas por función convienen a tu negocio, escríbenos por WhatsApp y lo revisamos contigo.