01Resumen: qué cambia cuando son varias personas
Con una sola persona, el correo es sencillo. Con un equipo aparecen preguntas nuevas: quién recibe las consultas generales, qué pasa con los mensajes de un empleado que se va, cómo evitar que se mezclen las conversaciones de cada quien. Un buen orden desde el inicio ahorra problemas después.
02Escalas de cuentas
Planes de correo corporativo
| Compara y elige | EstándarQ500 /año10 cuentas · 10 GB | DestacadoPlusQ800 /año20 cuentas · 20 GB | PlatinumQ1,000 /año50 cuentas · 35 GB |
|---|---|---|---|
| Cuentas de correo | 10 | 20 | 50 |
| Espacio por cuenta | 10 GB | 20 GB | 35 GB |
| Dominio .com incluido | |||
| Soporte técnico | |||
| Configuración en celular y Outlook | |||
| Filtros anti-spam | |||
| Verificación en dos pasos | |||
| Webmail (acceso por navegador) | |||
| Migración desde otro proveedor | |||
| Cambio de plan sin perder datos | |||
| Cotizar Estándar | Cotizar Plus | Cotizar Platinum |
Pago anual. Compatible con Android, iPhone, Outlook, Thunderbird y Apple Mail.
Como referencia por tamaño de equipo: hasta 10 personas alcanza el Estándar; de 11 a 20, el Plus; y de 21 a 50, el Platinum.
Cada cuenta tiene espacio individual. Si el equipo crece, puedes cambiar de plan sin perder datos.
03Alias y listas: cómo organizar sin crear cuentas de más
Un alias es una dirección adicional que entrega los mensajes a una cuenta existente. Por ejemplo, ventas@ e info@ pueden llegar al mismo buzón. Una lista reparte un mensaje a varias personas a la vez. Estas herramientas sirven para no multiplicar cuentas, pero conviene conversar con nosotros cómo se aplican en el servicio que contrates, para ajustar el esquema a tu caso.
04Alta y baja de personas
- Alta: se crea la cuenta con una contraseña inicial que la persona cambia en su primer ingreso.
- Cambio de funciones: si alguien pasa de área, se actualiza su dirección o se agrega un alias.
- Baja: se cambia la contraseña, se conserva o reenvía el contenido necesario y la cuenta queda disponible para quien la reemplace.
05Reglas internas que ayudan
Define quién puede pedir cuentas nuevas, cómo se escribe cada dirección (nombre.apellido@ o inicial+apellido@) y quién responde la dirección general. Anótalo en una hoja corta y compártela. Evitará que cada quien invente su propia forma.
06Casos del departamento
Una municipalidad, una escuela o una cooperativa de Santa María Joyabaj, municipio con 107,634 habitantes según la cifra que recoge Wikipedia, puede asignar cuentas por oficina. Una asociación con comités en Cotzal, donde según Wikipedia el 76% de la población es ixil, puede tener una cuenta por comité y una general. Lo clave es que la dirección pertenezca a la organización y no a la persona.
Atendemos a distancia, por WhatsApp, teléfono y correo. No tenemos oficina en Quiché.
Cómo evitar problemas comunes en equipos
El error más frecuente es que una persona clave sea la única que sabe la contraseña de la cuenta general. Si se va, el negocio pierde acceso. Define siempre al menos dos responsables. Otro error es usar la dirección personal de un empleado para tratar con clientes: cuando esa persona se va, los clientes siguen escribiéndole y el negocio no se entera.
Comunicación interna y externa
Conviene separar la comunicación con clientes (direcciones con nombre de la organización) de la comunicación interna entre el equipo. Eso facilita ordenar, buscar y archivar. En equipos con personal en varios municipios, una norma sencilla como «toda consulta de cliente se responde con copia a la dirección general» ayuda a mantener el seguimiento.
Cuando el equipo crece
Si pasas de 10 a 20 personas, el cambio de plan no pierde datos. Y si necesitas más de 20, el Platinum cubre hasta 50 cuentas con 35 GB cada una. Revisa una vez al año quién necesita cuenta y quién ya no, para no pagar por espacios sin uso.
Un ejemplo de reglas para un equipo pequeño
Una oficina de ocho personas podría definir: una cuenta por persona con el formato nombre.apellido, una dirección general (info) atendida por dos responsables, un alias de ventas que llega a quienes cotizan y una norma de respuesta a clientes dentro del mismo día hábil. Con cuatro o cinco reglas escritas, el correo deja de ser un caos y se vuelve una herramienta de trabajo confiable para todos.