01Del correo individual al correo de equipo
Un correo para una sola persona es sencillo. Cuando son diez, veinte o cincuenta, aparecen preguntas nuevas: quién recibe los mensajes que llegan a ventas@, qué pasa con la cuenta de alguien que deja la empresa o cómo se envía un aviso a todo el equipo. Pensar eso desde el inicio evita desorden después.
02Escalas de cuentas
Planes de correo corporativo
| Compara y elige | EstándarQ500 /año10 cuentas · 10 GB | DestacadoPlusQ800 /año20 cuentas · 20 GB | PlatinumQ1,000 /año50 cuentas · 35 GB |
|---|---|---|---|
| Cuentas de correo | 10 | 20 | 50 |
| Espacio por cuenta | 10 GB | 20 GB | 35 GB |
| Dominio .com incluido | |||
| Soporte técnico | |||
| Configuración en celular y Outlook | |||
| Filtros anti-spam | |||
| Verificación en dos pasos | |||
| Webmail (acceso por navegador) | |||
| Migración desde otro proveedor | |||
| Cambio de plan sin perder datos | |||
| Cotizar Estándar | Cotizar Plus | Cotizar Platinum |
Pago anual. Compatible con Android, iPhone, Outlook, Thunderbird y Apple Mail.
Cada cuenta tiene su propio espacio, de modo que un empleado con muchos adjuntos no consume el de otro. Y si tu equipo crece, puedes cambiar de plan sin perder datos.
03¿Qué son los alias y las listas?
Un alias es una dirección adicional que entrega los mensajes a una cuenta existente: por ejemplo, info@ y ventas@ pueden llegar al buzón de la misma persona sin crear cuentas nuevas. Una lista de correo es una dirección que reparte el mensaje entre varias personas: equipo@ envía a todos los miembros. Ambas ayudan a repartir responsabilidades sin multiplicar cuentas.
04Checklist de alta de un empleado
- Crear su cuenta con nombre claro (nombre.apellido@).
- Configurarla en su celular y en su computadora.
- Activar verificación en dos pasos.
- Agregarlo a las listas que correspondan.
05Checklist de baja
- Cambiar la contraseña o desactivar la cuenta el mismo día.
- Reenviar sus mensajes a quien asume sus funciones.
- Guardar la información necesaria antes de eliminar.
- Quitarlo de las listas y de los sistemas conectados.
06Cómo cuidar el orden con el tiempo
Revisa cada trimestre las cuentas activas y borra las que ya no se usan. Establece reglas simples: formato de nombres, tamaño máximo de adjuntos y qué se envía desde cuentas compartidas. Un negocio con equipo repartido en varios municipios, como puede ocurrir entre la cabecera y Santa María Chiquimula, que según Wikipedia tenía una población estimada de 58,856 habitantes a mediados de 2020, se beneficia de tener una convención clara para que nadie dude a quién escribir.
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Reglas simples que ahorran problemas
Un correo de equipo se ordena con pocas normas. Define un formato único para los nombres de las cuentas, de modo que todos sepan cómo escribirle a un colega sin buscar. Decide quién atiende los buzones compartidos y en qué horario, para que ningún mensaje de cliente quede esperando sin responsable. Acuerda cuánto tiempo se guardan los correos importantes y dónde se archivan los adjuntos pesados.
Otra buena práctica es separar el uso: el correo institucional es para trabajo y no para registros personales en otros servicios, de modo que si alguien deja la empresa, no se pierdan cuentas ajenas al negocio. Y conviene que al menos dos personas conozcan cómo se administran las cuentas, para que la empresa no dependa de una sola.
Cuando el equipo crece
Si pasas de diez cuentas, el plan Plus suele ser el siguiente paso; si superas veinte, el Platinum. El cambio de plan se hace sin perder datos, así que no tienes que apurarte a comprar de más. Como referencia: el Estándar cubre 10 cuentas de 10 GB. El Plus cubre 20 cuentas de 20 GB. El Platinum cubre 50 cuentas de 35 GB. En cualquiera de los tres el espacio es individual por cuenta, así que un buzón muy lleno no afecta al de tus compañeros.
Si tu empresa tiene áreas distintas, considera una dirección por función además de la personal: facturacion@, soporte@, pedidos@. Así los clientes escriben siempre al mismo lugar aunque cambie la persona que responde, y la información no depende de quién esté de turno ese día en la oficina o en el taller.