01Casos de uso por tipo de equipo
El correo empresarial es lo que usa un equipo, no una persona. Cambian las necesidades según el tamaño y la actividad. Estos tres ejemplos ayudan a ubicarte.
Despacho profesional pequeño
Según Wikipedia, en 1825 Mazatenango fue designada sede de un circuito para impartir justicia en el distrito judicial N.º 11 (Suchitepéquez). Pensemos en un despacho jurídico o contable de la ciudad. Si tiene cinco o seis personas necesita una cuenta por profesional, una general para recibir consultas y otra para facturación interna. El plan Estándar, con 10 cuentas, alcanza con margen.
Cooperativa o empresa agrícola mediana
Wikipedia describe la agricultura como la principal riqueza del departamento. Una organización dedicada a ese rubro maneja áreas separadas: compras, ventas, administración, campo. Con cinco áreas y varios responsables por cada una, se llega fácil a doce o quince cuentas, y el plan Plus, con 20 cuentas de 20 GB, es el que mejor se adapta.
Empresa con equipo grande o mucha correspondencia
Una empresa de transporte, un colegio o una distribuidora con decenas de empleados administrativos necesita más cuentas y más espacio por cuenta, porque se acumulan archivos adjuntos. El Platinum ofrece 50 cuentas de 35 GB cada una.
02Cuentas, alias y listas: qué es cada cosa
| Elemento | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| Cuenta | Buzón propio con espacio y contraseña | maria@tuempresa.com |
| Alias | Otra dirección que entrega en la misma cuenta | ventas@ que llega a María |
| Lista | Una dirección que reparte a varias personas | equipo@ que llega a todos |
La ventaja de los alias es que el cliente siempre escribe a la misma dirección aunque cambie quien atiende. Con las listas, un mensaje enviado a una sola dirección llega a todo el equipo.
03Alta y baja de empleados
- Alta: crear la cuenta con su nombre, asignar contraseña temporal y activar la verificación en dos pasos.
- Cambio de función: ajustar alias y listas para que reciba lo que le toca.
- Baja: cambiar la contraseña el mismo día, redirigir el correo a la persona que lo reemplaza y respaldar lo que sea necesario.
04Seguridad básica para el equipo
Los planes incluyen filtros anti-spam y verificación en dos pasos. Conviene reforzarlos con hábitos: no abrir adjuntos inesperados, no compartir contraseñas por mensaje y reportar de inmediato cualquier correo sospechoso. Un solo empleado que caiga en un engaño puede comprometer a todo el equipo, y la capacitación de cinco minutos al ingresar vale mucho.
Una buena práctica es redactar un documento corto de una página con las reglas del correo de la empresa: cómo se nombran las cuentas, qué se envía por correo y qué por otro medio, cuánto tiempo se guardan los mensajes y quién tiene permisos para cambiar alias y listas. Entregarlo a cada persona nueva ahorra malentendidos y deja claro desde el primer día cómo se usa la herramienta.
También define quién será el administrador de las cuentas: la persona que crea altas y bajas, restablece contraseñas y es el contacto con nuestro soporte. Tener un responsable único evita que dos personas den instrucciones distintas y deja un solo punto de comunicación cuando surja una duda técnica.
Revisa además, una vez al año, la lista de cuentas activas: elimina las que ya no se usan y confirma que cada alias y cada lista siga apuntando a las personas correctas. Es un repaso de media hora que mantiene el sistema ordenado y evita pagar por capacidad que nadie utiliza.
05Cuánto cuesta y cómo crecer
Estándar: Q500 al año, con 10 cuentas de 10 GB. Plus: Q800, con 20 cuentas de 20 GB. Platinum: Q1,000, con 50 cuentas de 35 GB. Se puede cambiar de plan sin perder datos cuando el equipo crezca. Los precios por cuenta están calculados en otra página.