01Cuando el correo es cosa de equipo
Un correo personal se maneja solo. Un correo empresarial implica personas que entran, cambian de puesto y se van. Si no se ordena, aparecen problemas: mensajes de clientes que se pierden, contraseñas compartidas, accesos que siguen abiertos después de una renuncia. Esta página explica cómo organizar el correo de un equipo de forma sencilla.
02Escalas de cuentas disponibles
Planes de correo corporativo
| Compara y elige | EstándarQ500 /año10 cuentas · 10 GB | DestacadoPlusQ800 /año20 cuentas · 20 GB | PlatinumQ1,000 /año50 cuentas · 35 GB |
|---|---|---|---|
| Cuentas de correo | 10 | 20 | 50 |
| Espacio por cuenta | 10 GB | 20 GB | 35 GB |
| Dominio .com incluido | |||
| Soporte técnico | |||
| Configuración en celular y Outlook | |||
| Filtros anti-spam | |||
| Verificación en dos pasos | |||
| Webmail (acceso por navegador) | |||
| Migración desde otro proveedor | |||
| Cambio de plan sin perder datos | |||
| Cotizar Estándar | Cotizar Plus | Cotizar Platinum |
Pago anual. Compatible con Android, iPhone, Outlook, Thunderbird y Apple Mail.
03Cuentas por persona y cuentas por función
Lo recomendable es combinar. Cada empleado tiene su cuenta personal, y además existen direcciones por función, como ventas@, pedidos@ o soporte@, que se asignan a quien esté a cargo en ese momento. Así, cuando cambia la persona, la dirección que conocen los clientes se mantiene.
Alias
Un alias, cuando el servicio lo permite, es una dirección adicional que entrega los mensajes en una cuenta existente. Sirve para que info@ y contacto@ lleguen al mismo buzón sin necesidad de crear otra cuenta.
Listas de distribución
Si tu plan lo permite, sirven para escribir a un grupo (por ejemplo, todo el equipo de ventas) con una sola dirección. Útiles para avisos internos.
04Cómo dar de baja a un empleado
- Cambia la contraseña de su cuenta el mismo día de su salida.
- Redirige sus mensajes a quien lo reemplaza, por un tiempo definido.
- Guarda una copia de los correos importantes.
- Cuando ya no se necesite, elimina la cuenta o reutilízala para otra persona.
05Un ejemplo en el municipio más industrial
Teculután, que según Wikipedia es el municipio más industrializado de Zacapa y tiene empresas a ambos lados de la ruta al Atlántico, concentra equipos de trabajo con áreas diferenciadas: producción, compras, ventas, administración. Una empresa de ese tipo se beneficia de tener cuentas por área y de poder dar de alta y baja a personal sin depender de nadie externo en cada trámite. El plan Plus o el Platinum les da espacio para crecer.
06Seguridad del correo del equipo
El servicio incluye filtros anti-spam y verificación en dos pasos. Conviene activarla en todas las cuentas, sobre todo en las de gerencia y administración. También recomendamos políticas simples: no compartir contraseñas, no abrir adjuntos de remitentes desconocidos y avisar de inmediato ante un mensaje sospechoso.
Todo se gestiona a distancia, por WhatsApp, teléfono y correo, sin oficina en Zacapa. Puedes conocer el servicio de correo corporativo para ver cómo encaja con tu empresa.
Políticas mínimas por escrito
No hace falta un manual de cincuenta páginas. Basta una hoja con cinco reglas: cada persona usa solo su cuenta; las contraseñas no se comparten ni se anotan en lugares visibles; los adjuntos de desconocidos no se abren; las cuentas de personas que salen se cierran el mismo día; y ante cualquier duda se avisa a la persona responsable. Entregar esa hoja a cada nuevo integrante y repasarla una vez al año reduce de forma notable los incidentes de seguridad.
Quién administra el correo
Conviene que una sola persona, de confianza y con autoridad, sea responsable de las altas, bajas y cambios. Esa persona es nuestro punto de contacto: nos escribe por WhatsApp o correo cuando se necesita una cuenta nueva, un alias o un cambio de plan. Así se evita que cualquiera pida cambios sin que la gerencia se entere, y el equipo sabe a quién acudir.
Crecer sin desorden
Si hoy usas diez cuentas y el equipo se duplica, cambiar de plan es una decisión administrativa, no técnica. Se conserva lo que ya existe y se suman las cuentas nuevas. Lo importante es anticiparse: mejor ampliar antes de que alguien se quede sin buzón que improvisar cuentas compartidas por falta de espacio.